Webbdesignerens guide till ett lyckligare liv
Livet som webbdesigner kan vara galen upptagen. Vi har flera kunder, var och en gör många krav på vår tid. Vi jobbar inom en snabbrörande sektor där vi ständigt måste återuppliva våra färdigheter. Vi läser också oändliga inlägg som uppmuntrar oss att nätverk och utveckla vårt "personliga varumärke".
Med så många krav på vår tid, och saker som är inställda på att bara bli värre, allt vi kan göra läggs i mer och flera timmar för att få saker gjorda. Tyvärr finns det fortfarande bara 24 timmar om dagen och 7 dagar i veckan. Om sakerna fortsätter i denna takt, kommer de flesta av oss helt enkelt att gå slut på tiden eller kollapsa från utmattning.
Om vi vill lyckas i denna starkt konkurrenskraftiga värld måste vi arbeta smartare än längre. Det här är en lektion som jag har lärt mig av erfarenhet sedan jag började som webbdesigner 1994. När jag blev äldre blev alltingna som definierade min tidiga karriär omöjlig. Så småningom övertryckte trycket mig och ledde till sjukdom och depression.
Detta tvingade mig att ompröva hur jag jobbar och hjälpte mig att upptäcka fem hemligheter som gör att jag kan få så mycket gjort som möjligt utan att brinna ut. Mitt hopp är att genom att dela dem här kan jag hjälpa nästa generations webbdesigners att undvika ödet som hände mig och många av mina kollegor. Inte förvånansvärt börjar hemligheten att bli mer färdig på mindre tid börja med att vara organiserad.
Vara organiserad
Som webbdesigners gillar vi att prata mycket om produktivitet och få saker att göra. Vi gillar att läsa webbplatser som Lifehacker och böcker som 4-timmars arbetsvecka och Få saker gjorda . Men även om vi spenderar mycket tid på att prata om produktivitet och organiseras, försöker få av oss att göra det hända.
Böcker som David Allens Få saker gjorda ge bra råd. Men medan vi läser dessa böcker är vi alltid upptagna att genomföra förslagen. (Bild: Sunfox )
Problemet är att organisationen kräver tid och ansträngning, vilket vi tror vi inte har. När deadlines pressar, så är det alltför lätt att låta dina organisationsvanor falla och att fokusera på själva arbetet.
Problemet med detta tillvägagångssätt är att utan en organiserad struktur att arbeta med blir saker snabbt kaotiska och vi arbetar inte så effektivt som möjligt. Jag använder mig själv av David Allens självklarhet. Men mitt mål här är inte att övertyga dig om fördelarna med en viss produktivitetsinriktning, utan snarare att föreslå att oavsett system du använder, håller du fast vid det och inte trycker ut det när sakerna blir upptagna.
För mig innebär det att min dag börjar genom att arbeta genom min arbetslista och identifiera det arbete jag vill göra den dagen. När nya uppgifter kommer in hela dagen tillåter jag inte att de distraherar mig. Istället fokuserar jag på min ursprungliga lista. Nya uppgifter läggs till i min inkorg och införlivas sedan i min mallista vid slutet av dagen.
Genom att ta 30 minuter i början av varje dag ser jag till att jag kan arbeta mest produktivt, med fokus på det arbete som verkligen behöver bli gjort. Du kan argumentera för att det här är 30 minuter under vilket jag kunde göra ett verkligt arbete. Men att organisera i början av varje dag ser till att jag kan göra mer gjort än om jag bara hoppat in i arbetet omedelbart. En del av att vara organiserad har ett rockfast system som hanterar inkommande uppgifter utan att distrahera dig från arbetet till hands. Låt oss titta på dessa distraktioner nästa.
Ta bort distraktioner
Vi webbdesigners är ständigt omgivna av distraheringar. Twitter, Facebook, e-post, telefon och själva webben är konstanta distraktioner som hindrar oss från att få saker gjort.
Förmodligen är den enskilt största förbättringen jag har gjort för min produktivitet att skära av störningar. Den största delen av detta har stängt av alla automatiska meddelanden som ständigt dyker upp. Istället kontrollerar jag manuellt dessa olika tillämpningar under de pauser som jag tar på min arbetsdag (se "Hitta ditt fokus" nedan).
Detta håller meddelandena att avbryta flödet av mitt arbete. Självklart kan de här programmen även regelbundet kontrolleras i stor utsträckning, eftersom de tar oss på tangenter bort från det vi ska arbeta med.
Email är den största syndern. När vi kontrollerar vårt mail hittar vi förfrågningar som distraherar oss från vårt arbete. Det är därför jag har tagit för att kontrollera e-post bara tre gånger om dagen (en gång på morgonen, en gång på lunchtid och en gång i slutet av dagen).
Stäng av de e-postmeddelanden som ständigt avbryter ditt arbetsflöde.
Du kan frukta att du saknar något viktigt meddelande som kräver omedelbar åtgärd. I verkligheten är sådana e-postmeddelanden få och långt ifrån varandra. Det mesta av e-postmeddelandet vi mottar är antingen spam eller kan hanteras vid en senare tidpunkt.
Om du är särskilt bekymrad över att du saknar ett e-postmeddelande från någon som är viktig, kan du ställa in ett filter eller regel som bara meddelar dig när den personen kontaktar dig. Detta skulle vara en signifikant förbättring av meddelandena som dyker upp varje minut och säger att ny spam har kommit fram.
Slutligen, håll din inkorg inte klar för distraheringar. När du äntligen kontrollerar din e-post, se till att hantera allt i din inkorg. Om du svarar på ett e-postmeddelande skulle ta mindre än ett par minuter, gör det omedelbart. Om ett e-postmeddelande helt enkelt är en referens, lägg den direkt, så att den inte stör din inkorg.
Flytta e-postmeddelanden som representerar större uppgifter till din att göra-lista och ur din inkorg. Detta kommer att göra behandlingen av inkommande e-post mycket enklare eftersom du inte kommer att distraheras av något gammalt e-postmeddelande som du har glömt bort. Naturligtvis finns det goda skäl till varför vi är så lätt distraherade. En är att våra kroppar inte kan upprätthålla en hög koncentration i långa perioder. Om vi ska vara så produktiva som möjligt måste vi känna igen dessa begränsningar och arbeta med dem.
Hitta ditt fokus
Som webbdesigners behandlar vi ofta våra kroppar så mycket som vi behandlar våra datorer. Vi tror att om vi matar in tillräckligt med energi (ofta i form av Red Bull och pizza), kommer vi att fungera på en jämn nivå. Naturligtvis kan ingenting vara längre ifrån sanningen. Till skillnad från en dator varierar din kropp beroende på hur mycket energi du har.
Att arbeta med din naturliga rytm är en viktig del av att vara produktiv. Vissa av oss är mer produktiva på morgonen, medan andra har mer energi på natten. Vi alla kommer att upptäcka att vår energi och koncentrationsförmåga ökar och minskar under hela dagen. Lyckligtvis kan mycket göras för att arbeta med dessa naturliga rytmer och se till att vi är så produktiva som möjligt.
Till en början arbetar jag i en serie korta brister, i stället för att försöka behålla min koncentration under en lång tid. För att göra detta använder jag Pomodoro teknik . I huvudsak handlar det om att köra en timer i 25 minuter, under vilken jag inte gör annat än att arbeta med den aktuella uppgiften (i det här fallet skriver den här artikeln). När jag är klar 25 min tar jag en paus i 5 minuter innan jag gör en annan sprint.
Pomodoro tekniken är ett fint namn för en enkel idé: arbeta kort 25 minuters sprint.
Ett annat tillvägagångssätt jag tar är att schemalägga uppgifter som kräver mycket koncentration på morgonen när jag har mest energi. Jag organiserar också uppgifter enligt det speciella humör som krävs för att slutföra dem.
Om jag till exempel saknar energi och känner att jag bara kan sitta och läsa, kan jag dra upp alla uppgifter som innebär att läsa. Jag tycker att detta är massivt användbart, och det hindrar mig från att ge upp på jobbet och gå och lägga mig.
jag använder OmniFocus att organisera uppgifter inte bara genom projekt utan av det slags humör som jag behöver vara med för att slutföra dem.
När jag talar om sängen har jag också blivit känd att ta en kort tupplur efter lunchen. Det här är när dina energireserver är lägst, och många forskningsstudier visar att naps ökar produktiviteten.
Slutligen, istället för att vända dig till Red Bull för extra energi när du är ute efter en deadline och måste pressa igenom, föreslår jag att du tar några minuter att träna. I själva verket rekommenderar jag starkt en iPhone app som heter Fitfu , vilket uppmuntrar ständigt korta utbrott av motion hela dagen.
Tyvärr, oavsett hur organiserat och fokuserat vi är, några uppgifter vi bara hatar att göra och aldrig känna som att möta. Detta beror vanligtvis på att vi inte utför dem bra. Varför då insisterar vi på uthållighet? Lägg ut dem enkelt till någon som kan göra dem bättre.
Överväg outsourcing
Jag kommer ihåg min pappa en gång att lägga fram ett övertygande argument för att aldrig borsta tänderna. Hans logik gick det, för han arbetade för sig själv var hans tid mycket värdefull och kunde debiteras potentiella kunder. Han beräknade antalet timmar som han spenderade på att rengöra tänderna varje år, och han utarbetade att det var billigare att få skadorna av tandläkaren än att ta sig tid att rengöra dem själv. Trots att han skojade (åtminstone jag hoppas), finns det någon logik på hans galenskap.
Som frilansande webbdesigners spenderar vi mycket tid på att jaga kunder, fakturering och olika andra administrativa uppgifter som vi helt enkelt inte är bra på och, allt viktigare, hatar att göra. Vi fortsätter att göra dem eftersom vi är ovilliga att betala någon annan att göra dem för oss. Det här är en falsk ekonomi, för att vi faktiskt kunde ladda oss själva till kunder i högre takt och undvika att våra energinivåer sapas av dessa uppgifter som vi hatar att göra.
Dessutom är många av dessa jobb inte dyra att lägga ut. Bokstavligen är tusentals virtuella assistenter redo att hjälpa till med denna typ av kontoradministration. Titta bara på Elance och du ska se vad jag menar.
Ständigt avbrutna av kunder? Använd ett företag som Moneypenny fält samtal och weed ut icke-brådskande frågor.
Samma princip gäller vid rekrytering av ny personal. Jag ser ofta webbdesigners hyra andra webbdesigners att arbeta tillsammans med dem. Tyvärr innebär det vanligtvis att arbetsgivaren slutar göra de uppgifter som de hatar, medan arbetstagaren fyller arbetsgivarens ursprungliga roll.
Snarare, att anställa någon som kan göra de jobb vi hatar gör mycket mer mening än att anställa någon för att ersätta oss. Naturligtvis kan hyra vara dyrt och komplicerat. Och vi är ofta tvungna att anställa bara för att vi inte arbetar så effektivt som vi borde vara. Ibland är vi bättre ute efter sätt att återanvända vårt tidigare arbete.
Återvinna
När det rusar från en uppgift till nästa blir det alltför lätt att återuppfinna hjulet. Till exempel, hur många gånger har du kodat en lista med nyhetsberättelser för en webbplats?
Alltför ofta startar vi varje projekt från början, istället för att bygga på arbete som vi gjort tidigare. Leta efter sätt att återvinna ditt gamla arbete. Också dra nytta av det arbete som andra har gjort och gjort fritt tillgängliga online.
Till exempel fortsätter jag att komma över webbdesigners som bygger sina egna innehållshanteringssystem. Det tar stor ansträngning och är meningslöst nu när så många gratis källhanteringshanteringssystem finns tillgängliga. Det finns även möjligheter att återanvända designelement från andra webbplatser. Samtidigt som jag avskyr kopiering betyder det inte att vi inte kan inspireras av individuella designelement som vi hittar.
En förbisedd pärla i 37Signals bok Göra om är förslaget att vi letar efter sätt att återvinna vårt eget arbete.
Slutligen är det också möjligt att återvinna sitt arbete på helt olika sätt. Människor frågar mig ofta hur jag kan publicera så mycket material online. I själva verket återvinns mycket av materialet.
Låt oss säga att jag har arbetat med ett projekt. Och kanske har jag kommit med en smart liten lösning på ett problem. Jag är så nöjd med den här lösningen som jag bestämmer mig för att tweet om det. Människor visar intresse, och så förklarar jag vad jag gjorde i en kort ljudpost . Därifrån utvidgar jag idén ytterligare i ett blogginlägg, som i slutändan blir till en presentation för en konferens. Innan länge har det enda arbetet på en kunds hemsida återanvändats för att förbättra mitt rykte betydligt.
En farlig väg
Innan du avvisar detta inlägg som bara en annan lista med tips och tricks, ta en stund att tänka på vägen framåt. Tror du ärligt att du kan fortsätta arbeta med den intensitet du är närvarande på, utan att det på allvar påverkar din hälsa och välbefinnande?
De flesta av oss behöver noggrant överväga hur vi arbetar och leta efter sätt att arbeta smartare än att bara lägga in fler timmar. Jag tror starkt att det är dags för oss att förändra kulturen i webbdesignsgemenskapen, som för närvarande behandlar löjligt långa timmar som ett hedersmärke snarare än något att skämmas för.