Hur hanterar information överbelastning
Internet har en mängd information om nästan alla ämnen man kan tänka sig. Med en enkel sökning kan du få tillgång till kunskap om nästan alla ämnen där ute.
Faktum är att du ofta får så mycket information att det är lite skrämmande även att veta var du ska börja. Informationsöverbelastning blir allt vanligare eftersom allt fler information går online.
I värsta fall kan information överbelastning bli förlamande. För mycket information kan få oss att känna sig överväldigade och oförmögen att fatta beslut. Det kan ge oss mer förvirring än om vi aldrig hade fått informationen att börja med.
Den goda nyheten är att information överbelastning kan hanteras. Det behöver inte kopplas från Internet eller något extremt, bara en del prioriteringar och organisation från din sida. Läs vidare för en komplett guide för hantering av information överbelastning.
Differentiering mellan vad som är viktigt och vad som inte är
En del av problemet med information överbelastning har att göra med en persons oförmåga att skilja mellan vad som är viktigt och vad som inte är. Vi har en tendens att vilja veta allt som händer, oavsett om det direkt påverkar oss eller inte.
Börja med att tänka på de områden i ditt liv där information är viktig. Ännu viktigare, tänk på den information du tar i varje dag och ta reda på vad du inte behöver veta. Detta kommer att variera från person till person, beroende på din egen livsstil, yrke och personliga liv.
Om du till exempel är en stor investerare kan det vara viktigt för dig att hålla dig uppdaterad om vad som händer på aktiemarknaden dagligen. Men bara om du hanterar dina egna aktier. Om du har en bra mäklare som du litar på, låt dem hantera det och bara titta på vad som händer på marknaden varje vecka eller månadsvis. Bättre än, fråga din mäklare att skicka månatliga uppdateringar så att du inte behöver söka informationen.
Å andra sidan, om du inte investerar på aktiemarknaden, varför kontrollerar du det varannan timme under din arbetsdag? Varför spenderar du en timme att hälla över de utomeuropeiska marknaderna varje morgon? Om du lider av information överbelastning, sluta uppmärksamma saker som inte har någon direkt inverkan på dig.
Här bör du göra ett par listor, för att hjälpa dig att sortera igenom informationen som bombarderar dig varje dag. Först gör du en lista över saker som du absolut måste veta om.
Denna lista bör innehålla saker som är direkt relaterade till ditt yrkesmässiga eller personliga liv. Gör sedan en lista över saker som är viktiga för dig, men kanske inte har någon stark inverkan på ditt yrke eller personliga liv. Detta kan vara saker som är relaterade till en hobby eller ett annat intresse. Gör sedan en lista över alla saker som du håller informerade om som inte visas på de första två listorna. Det här är de saker som du kommer att ta en lång, hård titt på i ett försök att ta bort några av de uppgifter som kommer till dig varje dag.
Var kommer informationen från?
Det andra du behöver titta på är hur du får all denna information. Är det saker folk skickar till dig eller delar med dig online? Får du ett dussin nyhetsbrev från e-post som levereras till din inkorg dagligen eller veckovis? Abonnerar du på 100 eller fler RSS-flöden? Letar du efter information online?
Gör en lista över hur du får all denna information, de webbplatser och tjänster du använder och en grov uppskattning av hur mycket tid varje av dessa saker tar dig varje dag. Kolla sedan på hur dessa källor matchar föremålen på de två första listorna du gjorde i föregående avsnitt. Markera varje källa som motsvarar den första listan med en "1", de som motsvarar den andra listan med en "2" och de som faller på den tredje listan med en "3".
När du har markerat varje källa måste du också titta på om det är en passiv källa eller en aktiv källa. Passiva källor är de källor som ger dig information utan att du behöver söka efter det. E-post och RSS-flöden faller båda i denna kategori. Aktiva källor skulle vara webbplatser du besöker regelbundet så att du inte prenumererar via antingen e-post eller RSS.
1. Begränsa dina källor
Det första steget i hanteringen av information överbelastning är att begränsa källorna till din information. Titta på listan över källor som din information kommer ifrån och ta reda på vilka som inte är nödvändiga.
Det finns några kriterier för att bestämma vad som inte är nödvändigt och vad som är. För det första, om två källor erbjuder i stort sett samma innehåll, bli av med en av dem. För det andra, om det finns några RSS-flöden eller e-nyhetsbrev som du sällan läser, avsluta prenumerationen från dem. För de flesta kommer detta att bli av med åtminstone en del av din inkommande information.
Då är det dags att bli lite mer aggressiv. Titta på listan över källor du har som är markerade med ett nummer "3" och bestämma om du vill eliminera dem eller inte. Jag rekommenderar att du prenumererar från RSS-flöden eller e-nyhetsbrev relaterade till dessa objekt. Då är det enda sättet du får information om dessa ämnen om du aktivt letar efter det.
Tänk också vilka källor du kan konsolidera. Är e-nyhetsbreven du prenumererar också tillgänglig som RSS-flöden eller vice versa? Om de flesta av dem är, överväga att byta dina prenumerationsformat.
2. Ställ in tid i din schema
En del av problemet med information överbelastning är ofta att vi hela tiden bombarderas med information. Det finns aldrig någon paus från den. För att komma över information överbelastning, måste vi stoppa det konstanta flödet av information.
Lägg åt tid i ditt schema för att hantera information. Det innebär att du bara kontrollerar e-post vid angivna tider, läser RSS-flöden vid angivna tider och annars söker information om ett schema. Nu, exakt vad det schemat är, beror på dina egna behov.
Vissa människor kan behöva nås via e-post hela dagen. Det är okej. Ange din e-postklient för att bara kolla på nytt e-post en gång i timmen. Det håller dig i kontakt nog utan att vara en konstant distraktion.
Lägg åt sidan en timme på morgonen eller kvällen för att läsa igenom dina RSS-flöden. Gör allt i en bit, och håll sedan din matarläsare stängd resten av tiden.
Ett annat alternativ är att lägga bort små bitar under hela dagen för att behandla information. Det kan vara fem eller tio minuter av varje timme eller varje par timmar.
Ta reda på om du är mer produktiv genom att absorbera all din information på en gång eller i mindre bitar hela dagen. Håll dig sedan till ett schema. Om du lägger åt fem minuter varje timme för att läsa RSS-flöden eller e-post, spendera du sedan fem minuter varje timme så, men inte mer. Om du ställer undan en timme varje morgon, ställ in en timer så att du inte går över den tiden.
3. Ta bort tiden
Det är viktigt att ta ledig tid från informationens spärr. Lägg till dina kvällar eller helger som informationsfria tider.
Under den tiden läser inte e-post eller RSS-flöden. Sök inte information om det inte är relevant för något du gör på den tiden.
När du är på semester, försök att begränsa mängden information du tar in. Låt ditt sinne slappna av och undvika all information som inte är absolut nödvändig. Inse också att de flesta uppgifter kan vänta tills din semester är över.
4. Rulla hänsynslöst
Var inte rädd för att kasta de informationskällor du litar på. Leta efter enkla källor som har den mesta informationen du vill ha på ett givet ämne, och bli av med resten.
Till exempel, istället för att kolla ett dussin nyhetssajter varje dag, använd bara Google Nyheter för aggregerad innehåll. På så sätt får du nyheter från en mängd olika källor utan att behöva besöka flera webbplatser.
Culling gäller också för de enskilda informationen som kommer in i din e-post eller matare varje dag. Om något inte är intressant för dig, radera det. Om det sitter där i din inkorg, kommer du känna dig skyldig att läsa den och ägna dig åt tid till det.
Lär dig att skanna innehållet som matas till dig och bestäm inom några sekunder om det är något som intresserar dig eller inte. Om inte, bli bara av med det. Utan ett dussin eller fler olästa artiklar i din e-post eller RSS-läsare, kommer du att känna mindre bombarderad av information.
5. Lär dig prioritera
Även om du minimerar mängden information du har på dig, är det troligt att det fortfarande kommer att finnas tider när du bara inte har tid att bearbeta allt. Det här är när du måste prioritera.
Titta tillbaka till ämneslistorna som du gjorde i början av den här artikeln. När det finns för mycket information som kommer till dig, fokusera på ämnena på lista 1 först. Det här är de saker som är viktigast för ditt dagliga liv och bör behandlas som sådant. Om du fortfarande har tid efter att ha bearbetat all sådan information, gå vidare till lista 2, och så vidare.
6. Upprätta system
Du bör ha system för att organisera och klassificera informationen som kommer till dig. I ditt mail kan det här innebära att du konfigurerar filter för att rikta vissa e-postmeddelanden (som nyhetsbrev) automatiskt till sina egna mappar. Du kan också ha mappar som är inställda för saker som du vill spendera mer tid på att titta på senare, eller som du kanske vill hänvisa till.
Detsamma gäller RSS-läsare. Använd mappar och taggar för att hålla dina flöden organiserade. På så sätt kan du, om du har begränsad tid, enkelt kontrollera de viktigaste flödena först.
Också överväga om det finns några appar där ute som kan hjälpa dig att bli bättre organiserade och komma igenom informationen som bombarderar dig snabbare. Ger din matläsare dig den kontrollnivå du vill ha? Vad sägs om ditt e-postprogram? Webbläsare? Titta runt och hitta redskap som låter dig hantera din information bättre. Det är värt tid och ansträngning att göra det.
Att undersöka utan att överbrygga informationsöverbelastning
En av de tuffaste tiderna för att hantera information överbelastning är när du forskar på något. Det kan vara ett stort kundprojekt eller något i ditt eget personliga liv. Och det handlar ofta om att hitta mycket information om vad ämnet är.
Det viktigaste att göra när man forskar på ett nytt ämne är att begränsa din forskning både när det gäller den tid du ägnar dig åt och dess omfattning. När du börjar på ett nytt projekt, begränsa dig till femton eller tjugo minuters forskning till att börja med. Det kommer troligen att vara tillräckligt för att ge dig en allmän översikt över vad ämnet handlar om.
Därefter undersöka specifika saker som du behöver känna till dem. Detta är i allmänhet mer produktivt och effektivt än att försöka lära sig allt innan du faktiskt får någon praktisk erfarenhet.
Ett annat alternativ när det gäller att undersöka ett ämne är att gå analogt. Besök ditt lokala bibliotek och låna en bok om ämnet, istället för att gå online. Detta ger dig ofta en mer fokuserad översikt och minimerar chansen att du hamnar på tangenter i din forskning.
När du redan har för mycket information
Så allt ovan är bra om du har problem med den dagliga informationsöverbelastningen. Men om ditt problem har att göra med att ha så mycket information om ett visst ämne som du nu är förlamad och inte kan göra någon form av beslut? Vad gör man då?
Det finns några olika sätt att närma sig detta. Det kan hjälpa till att göra anteckningar och få en uppfattning om alla delar av information som kan påverka ditt beslut. Om det är ett ja / nej beslut du försöker göra, överväg att göra en pro-con-lista.
Det finns också andra beslutsfattande modeller där ute som kan hjälpa dig att ta upp dig om du är förlamad av för mycket information. Vissa är vardagliga modeller och kan vara lika enkla som att välja det första alternativet som du tror ger de önskade resultaten. Den typ av modell du väljer att använda är i stor utsträckning beroende av beslutets komplexitet. Wikipedia har en bra artikel om beslutsfattande med mer detaljer.
Skriven uteslutande för WDD av Cameron Chapman .
Hur hanterar du information överbelastning? Vänligen dela dina tips med oss ...