Att samarbeta med kunder som du aldrig träffar ansikte mot ansikte har blivit normala för de flesta webbarbetare. Vår bransch där vi arbetar på distans ställer väldigt få verkliga hinder - nästan alla delar av webbdesignprocessen kan göras från bekvämligheten hos ett hemmakontor eller kafé .
Vi har tur att ha denna flexibilitet, speciellt i svåra ekonomiska tider när ett svalt kontor inte passar in i affärsbudgeten. Även om du har ett kontor, är chansen att du kommer att landa några kunder som inte ligger runt kvarteret. Men du upptäcker snabbt att arbeta på distans har sina nackdelar.
Utan ansikte mot ansikte är det enkelt för stora kommunikationsfrågor att utvecklas ... ofta utan att du vet tills det är för sent. Undvik en stor smältning med dessa enkla tips.
En kunds förtroende kommer att göra eller bryta ett projekt. Utan det spenderar du oändliga timmar och förklarar och försvarar dina idéer. Det är lätt att bygga förtroende när du träffar en gång i veckan för att presentera ditt arbete och rapportera dina framsteg, men hur gör du det med någon 10 000 miles away?
Först presentera dig själv - och jag menar inte att skicka dem en länk till din portfölj. Jag ser designers hoppa över det här steget hela tiden, men det är viktigt. Innan du dyker in i något arbete, planera ett snabbt kickoff möte. En videokonferens är idealisk - jag rekommenderar Skype - men om de inte klarar det, fungerar ett telefonsamtal nästan lika bra. Om du befinner dig i olika tidszoner, vakna upp gott och tidigt (eller lägg dig väldigt sent) för att rymma dem.
Kommer videosträngen? Se till att du är klädd på rätt sätt och din miljö ser professionell ut. När du kommer på samtalet, ta några minuter för att presentera dig själv och markera dina prestationer som du vill om alla var samlade runt ett konferensbord och du stod vid framsidan av rummet. Även om de känner dig och ditt arbete är det en bra påminnelse om att du är en professionell som gör det här för att leva ... någon som bör värderas och litas på.
Ett annat sätt att skapa förtroende i början av processen är att få kunden att känna sig involverad . Fråga probing frågor och brainstorm med dem innan du föreslår några lösningar. Om du är kort på mötet, skicka ut enkäter för dem att fylla i. När det är dags att presentera arbete, se till att dina lösningar speglar åtminstone några av deras idéer och förklara för dem hur idén införlivades. Detta visar att du lyssnar. Liksom varje mänskligt förhållande är det hälften av slaget.
Jag vet att alltför många frilansare accepterar arbete utan kontrakt eftersom det inte finns något roligt med att utforma den typen av dokumentation. Det är dumt oavsett vad, men när du arbetar på distans är det extremt farligt. Du kan komma undan med det i flera år, men förr eller senare kommer du att köra in i en katastrof som kunde ha undvikits om du störde att få avkänning på några viktiga punkter.
Som en allmän tommelfingerregel, om jag uppskattar att spendera mer än 10 timmar på ett projekt, kommer jag att skapa ett avtal och få en kundsignatur innan jag börjar jobba. Det behöver inte vara komplicerat, men det bör alltid innehålla:
Inte säker på var du ska börja? AIGA ger en Standardform av avtal för designtjänster som du kan anpassa för dina behov.
Detta är viktigt för båda sidor. Du vet redan att du behöver deadlines för att hålla dig på rätt spår, men du måste också ange dem för kunden. Att be om tidig återkoppling håller projektet framåt. Varje gång du producerar något som kräver återkoppling eller utloggning, sätta en kortsiktig deadline och se till att den är dokumenterad skriftligen någonstans . Om kunden låter deadlines glida upprepade gånger kan de inte klaga när projektet levereras.
Att ha tidsfrister motiverar kunderna att fokusera på ditt arbete, vilket kan vara en av en zillion-projekt som sitter på sitt skrivbord behöver uppmärksamhet. Det är också ett subtilt sätt att be om (och få) respekt.
Eftersom du inte möter ansikte mot ansikte (och förmodligen inte ringer för mycket heller) är de oerhört viktiga interaktionerna du har. Se till att du skickar dina e-postmeddelanden och meddelanden noga. inse att varje ord du skriver förstärks och ditt torra sinne för humor kommer inte att komma överens mycket bra. Bäst att bara vara enkelt .
Förundra inte dina kunder med onödiga e-postmeddelanden, men se till att du kommunicerar tillräckligt för att hålla dem bekanta med dina framsteg . Snabba, regelbundna incheckningar hjälper alla att vara lugna. Om du tycker att kunden är förvirrad, ta upp telefonen och ha en riktig konversation. Du kommer att bli förvånad över hur mycket som kan rensas om 2 minuter när du inte försöker förklara det via e-post.
Håll en kopia av all din korrespondens för framtida referens - du vet aldrig när du behöver det.
Det finns massor av bra verktyg där ute för samarbete på nätet. Välj de som fungerar bäst för din process och använd dem religiöst. Insistera på att din klient använder dem också.
Jag har stött på en hel del kunder som inte vill vara störd om att logga in på ett nytt verktyg - de skulle hellre översvämma din inkorg med e-post efter e-post efter e-post. Problem är att e-post gör lite för att hålla alla på samma sida. Om du inte har en egen projektledare får du ett webbaserat projekthanteringsverktyg . Gör att göra-listor, ställa in milstolpar och hålla diskussioner i ett offentligt utrymme där du enkelt kan peka på dem.
Basläger är ett av de mest använda webbaserade projekthanteringsverktygen där och med god anledning. Det är billigt, det är lätt att installera, det har inte en massa extra visselpipor som du inte behöver, och kunderna tycker det är intuitivt vilket innebär att de faktiskt kommer att vara benägen att använda den. Det har att göra listor, milstolpar, ett meddelandecenter och ett filförråd och till och med tidspårning. Chansen är att det kommer att täcka de flesta av dina behov. Det finns många andra online-projekthanteringsverktyg där ute om Basecamp inte är din sak. Prova huddle.net eller wrike.com .
Ytterligare samarbetsverktyg på nätet som du kan hitta användbara är:
Följ dessa steg och du är väl på väg för att undvika stora konflikter och hålla ditt projekt på rätt spår. Håll dig klar för den andra halvan av den här artikeln och 5 fler sätt att framgångsrikt arbeta med kunderna.
Skriven uteslutande för WDD av Mindy Wagner.
Vad är några av de utmaningar du upplever när du arbetar med en klient på distans? Vänligen dela dina kommentarer nedan ...