Business & Tech

Ställa in den optimala arbetsmiljön

Hur mycket tid slösar du på den genomsnittliga dagen och letar efter saker som begravdes någonstans på ditt skrivbord? Eller gå upp för att få något på andra sidan kontoret? Eller på annat sätt hämtar de saker du behöver för att göra ditt jobb?

Om du har lagt upp alla bortkastade sekunder och minuter kan du bli förvånad över den procentandel av din dag som det tar upp.

Med tiden att skapa en optimal arbetsyta kan du spara timmar eller till och med dagar under ett år.

Det är värt att ta en dag eller två för att ställa in ditt skrivbord och arbetsområde för att bättre passa hur du arbetar för att spara tid senare. Och processen är inte svår.

Det tar bara mycket planering och delving i hur du jobbar bäst, och sedan sätter upp både dina fysiska och virtuella arbetsytor för att bättre tillgodose dina arbetsmetoder.

Som nämnts är det en bra idé att lägga undan en dag eller så för att optimera din arbetsyta. Du ser sannolikt de positiva effekterna på din tid nästan omedelbart, och kanske märker mycket mindre frustration direkt också.

Inte precis en optimal arbetsmiljö. Bild av cybrgrl.


Hur arbetar du?

Låt oss anta att de flesta människor som läser det här inlägget är webbdesigners och / eller utvecklare. Det klarar av många möjligheter i "hur arbetar du" arenan. Men det finns fortfarande många skillnader i hur enskilda webbdesigners och utvecklare arbetar. Om du vill ställa in din optimala arbetsyta måste du räkna ut exakt hur du jobbar bäst.

Tänk på hur du jobbar nu och hur du kan förbättra din produktivitet om du hade andra verktyg och system på plats.

Försök inte att helt överväga dina arbetsmetoder, eftersom du inte kommer att hålla fast vid nya system om de inte integreras med det sätt du är van vid att fungera. Barnsteg får ofta bättre resultat än att förändra allt på en gång.

Gör en lista över de saker du normalt gör på en arbetsdag och hur du utför de här uppgifterna. Din rutin kan vara ganska lika från dag till dag, eller du kan göra helt olika saker på vissa dagar i veckan. Inkludera alla uppgifter som du regelbundet fullgör, antingen dagligen, veckovis eller månadsvis.

Vilken typ av arrangör är du?

Nästa sak att överväga är hur du håller dig organiserad. Använder du en pappersorganisator eller ett arkivsystem? Post-it lappar? En datorbaserad to-do-lista eller projektledare?

Bild av Adam UXB Smith

Om du använder ett pappersbaserat system, tänk på hur det ska hysas inom ditt arbetsområde. Har du en stor arrangör som behöver plats inom räckhåll på ditt skrivbord? Eller använder du post-it-anteckningar som du behöver för att kunna hålla sig till skrivbordet eller väggarna som omger ditt skrivbord? Skulle du bli bättre betjänad av något som en whiteboard?

Tänk igenom hur du håller dig organiserad och gör en lista över de saker som är nödvändiga för den. Du måste införliva dessa saker i din arbetsyta, men det kommer lite senare.

Vilka material är viktiga för ditt arbete?

Självklart kommer en dator och sannolikt en skrivare att finnas på den här listan. Men vilka andra verktyg behöver du? Du kan ha externa högtalare, en flatbedscanner, en skrivbordslampa, papper, pennor, en iPod-docka eller otaliga andra verktyg som du behöver och / eller vill arbeta.

Bild av William Hook

Återigen, gör en lista över vad som är viktigt för dig. Då måste du gräva ut alla andra saker som finns på ditt skrivbord som inte är nödvändiga.

Att ta bort röran är viktigt, eftersom det kommer att göra det mycket lättare för dig att hålla allt organiserat. Kom ihåg: rodnad är fienden av en optimal arbetsyta. Varje gång du måste stoppa vad du gör för att leta efter något, är du mindre effektiv och mindre produktiv.

Viktiga sfärer

Nu när du har funderat på hur du arbetar och vad som är viktigt för ditt arbetsflöde, är det dags att komma ner för att faktiskt omorganisera din arbetsyta. Eftersom de flesta av er som läser det här är webbdesigners eller utvecklare, låt oss göra datorn till centrum för din layout. För de flesta av er är det där du gör det stora flertalet av ditt arbete.

Därifrån, reda på vad du brukar oftast använda. Det här kan vara din arrangör, grafpapper, skrap papper eller något annat. Lägg det här inom ramen för din dator. En annan sak som alltid bör ligga inom räckhåll är dina papperskorgar och återvinningsfack. Det är viktigt att hålla skrivbordet rent, vilket innebär att kasta bort saker innan de har möjlighet att ackumulera.

Tänk på andra saker som du gillar att hålla inom räckhåll för din arbetsyta. Det här kan vara klientfiler, referensböcker du använder ofta, din skrivare eller skanner eller något annat som du använder dagligen. Dessa saker borde ligga inom räckhåll eller precis bortom.

Tänk sedan på de andra sakerna du behöver för att hålla dig på ditt kontor, men kanske bara använda en eller två gånger i veckan eller mindre. Det är inte lika viktigt där du sätter dessa, men du vill fortfarande ha dem lättillgängliga. De kan gå på en bokhylla, eller i en låda, eller var du än har plats för dem där du kan hålla allt organiserat.

Målet är att se till att de saker du brukar oftast är närmast dig, medan saker du använder mindre ofta är längre bort. Det kommer att variera lite för alla.

För mig är det min dator, en anteckningsbok eller två (eller sex) pennor, min mobiltelefon och docka som måste vara mitt och mitt främre mittpunkt. För någon annan kan en grafikkort eller arrangör vara viktigare och behöva vara i den omedelbara sfären. Andra kanske vill att skrivaren är inom räckhåll, om de ständigt skriver ut saker.

Allt i sin plats

Inom varje sfär av betydelse är det nödvändigt att se till att allt har en plats där den hör hemma. Det innebär att ha någon slags hållare för dina pennor, en särskild plats för att hålla din planerare eller arrangör, och en utsedd plats för de referensböcker som du vill behålla inom räckhåll.

Bild av AdamSelwood

Tänk på hur du organiserar. För vissa personer kanske du vill behålla saker som pennor i din skrivbordslådan. För andra kanske du vill ha en kopp eller en låda precis på ditt skrivbord för dem. Detsamma gäller för böcker eller anteckningsböcker. Vissa människor kanske vill ha en hylla för att hålla dem på, medan andra kommer att vara nöjda med en stack på sitt skrivbord. Det finns ingen rätt eller fel här.

När allt har sin egen plats, se till att allt kommer tillbaka till den platsen i slutet av varje dag, eller ännu bättre: så snart du är klar med den. Detta kommer att hålla skrivbordet fritt och göra det enkelt att hitta saker när du behöver dem, vilket gör dig mer produktiv.

Du kan bestämma att du behöver saker för att hålla ditt skrivbord organiserat. Det här är bra, men gå inte överbord. De enklaste lösningarna är ofta de bästa. Men överväga att köpa saker som skrivbordslådare, någon form av behållare för att hålla pennor och pennor, och eventuellt en inkorg eller skrivbordsfiler.

Återigen, se till att du bara köper saker som passar in i sättet du arbetar, och kommer inte att orsaka dig mer problem eller bidra till rodnad.

Bli av med distraktioner

Distraheringar på skrivbordet kommer att störa hur produktivt du kan arbeta. Det betyder inte nödvändigtvis att du måste hålla ditt skrivbord helt spartanskt, men det betyder allt som potentiellt distraherar dig ska tas bort.

Bild av mkosut

Skill mellan distraktioner och kreativa hjälpmedel. Om något verkligen hjälper dig i den kreativa processen, behåll den då. Men om du använder det som en ursäkt för att inte jobba, sätt den på andra ställen.

Underhålla din optimala arbetsyta

När du har skapat ditt arbetsområde måste du behålla det för att det ska fortsätta att vara en optimal arbetsyta.

De flesta av dessa saker bör göras dagligen, antingen i början eller slutet av din arbetsdag (vilken är helt upp till dig och beror på om du föredrar att organisera i slutet av dagen eller början).

Personligen rekommenderar jag att du gör dina underhållsprodukter i slutet av dagen av några anledningar: För det första, eftersom du kommer att vara mer benägen att göra det snabbt och utan distraheringar när du är färdig med ditt arbete (på morgonen kan du vara mer frestad att dröja och förlänga). För det andra, för det är trevligt att komma till arbetet på morgonen till en ren och organiserad skrivbord.

Först och främst, se till att papperskorgen kastas bort eller återvinns. Det spelar ingen roll om det är ett gäng skrämmande handritade skisser på en hemsida eller tomma sodavatten eller något annat, om det är skräp, sätt det där det hör hemma. Platser som det inte hör hemma är toppen av ditt skrivbord, under ditt skrivbord eller någonstans runt ditt skrivbord som inte är en papperskorgen. Ärligt talat, detta är en av de saker som bör göras så fort du genererar soporna, men minst en gång om dagen är viktigt. Det är lite värre än att börja din arbetsdag omgiven av skräp.

Se till att du lägger allt tillbaka på plats när du är färdig med det, eller åtminstone en gång om dagen. På det här sättet, när du behöver vad som helst, är det där du kan hitta den. Om allt har sin egen utsedda plats, bör det bara ta några minuter.

En gång i veckan eller så, granska ditt system. Se till att allt är i rätt sfär eller vikt och flytta saker runt om du behöver. När du får ditt system mer förfinat behöver du bara granska det månatligen eller till och med mindre. Var inte rädd för att ändra saker runt när dina arbetsmetoder ändras. Och var inte rädd för att ändra saker om ett nytt arrangemang bara inte fungerar för dig.

Virtuell arbetsyta

Vi har pratat mycket om din fysiska arbetsyta, men som designare och utvecklare är det troligt att mer av ditt arbete sker i ett virtuellt utrymme. Det är viktigt att ordna din virtuella arbetsyta för optimal produktivitet också.

Bild av Todd W Carpenter

Så ofta försöker människor skapa sin virtuella arbetsyta utifrån vad de tycker att arbetsytan ska vara. De strävar efter ett minimalistiskt skrivbord, eller de ordnar sina mappar och filer på ett visst sätt, eftersom de hörde det är hur någon annan formgivare eller utvecklare gör det.

Glöm hur du tycker att din virtuella arbetsyta ska se eller fungera eller ordnas. Ställ upp det men det är mest effektivt och effektivt för dig. För mig har jag en handfull mappar på skrivbordet baserat på olika typer av arbete jag gör. Jag har en mapp för "arbete" som innehåller undermappar för varje klient jag har, en mapp för "webbplatser" som har undermappar med alla filer för mina personliga projekt och mappar för "foton", "nya teckensnitt" (där teckensnitt går tills jag får chansen att installera dem), och till och med en "diverse" mapp där jag lägger alla de saker jag inte har andra bostäder för.

Jag försökte ha ett minimalistiskt skrivbord, men det fungerar inte bara för mig. Jag sparar alltid saker till skrivbordet hela tiden, men försök att städa allt och lägga det där det tillhör varje par veckor. Tvinga dig inte in i någon onaturlig metod för att organisera dina filer och mappar. Hitta det system som passar mest efter dina arbetsflöden.

Samma sak gäller för att använda verktyg som Spaces för att hålla saker organiserade. Jag fortsätter att säga att en av dessa dagar kommer jag att börja dra nytta av Spaces för att hålla alla mina olika projekt organiserade och separata, men hittills har jag inte hittat ett riktigt behov av att. Bara för att det är tillgängligt för dig betyder det inte att du måste använda den. Använd det om det hjälper dig, men annars ignorerar det.

En sak som du kanske vill ta sig tid att göra, om du inte redan har, är att skapa olika arbetsytor i de program du regelbundet använder. Du kan konfigurera olika profiler i många av dina program (Adobe-program, specifikt) för olika typer av projekt. Du kan använda en annan uppsättning verktyg beroende på om du gör foto retuschering eller originaltexter, utformar en webbplats eller arbetar med en annonsannons.

Om du tar tid att ställa in arbetsytor för var och en av dessa (eller andra projekt som du regelbundet tacklar) betyder du att du får en optimal arbetsyta oavsett vad du arbetar med.

Fler resurser

Det finns massor av bra artiklar där ute för bättre raffinering av både arbetsytan och dina arbetsmetoder för att förbättra effektiviteten och produktiviteten. Här är några bra val för att komma igång:


Skriven uteslutande för WDD av Cameron Chapman , en frilansskribent och designer.

Hur organiserar du din arbetsyta? Vilka saker har fungerat bäst för dig?

arbetsyta optimal inrätta en arbetsyta