Den ultimata guiden till designmöten
Grundtanken för ett möte är enkelt: det är när två eller flera människor träffas för att diskutera ett eller flera ämnen. Det kan vara i formell eller informell miljö. Det kan vara bland personer inom en organisation eller mellan personer i mer än en organisation.
Mötesbegreppet är gammalt. På sin mest grundläggande nivå hålls möten för att få människor att samtala om saker. Det kan finnas bra skäl att ha möten och dåliga anledningar att ha möten, vilka vi båda ska diskutera.
Det finns också olika slags möten, varav några är i sig mer produktiva än andra.
När ska man få dem
Det finns några stora skäl att ha möten. Det finns många gånger när ett möte är det bästa sättet att få något gjort.
Försäljnings- och klientmöten är en tydlig tid när möten är nödvändiga. Förutom det finns dock andra goda skäl till möten:
- Brainstorming sessioner : Det är ofta mycket lättare att göra ansikte mot ansikte, även om det betyder nästan.
- Att bygga stöd för ett beslut : Även om möten för att fatta beslut ofta är tidskrävande, är möten för att bygga upp stöd när beslut fattats ibland en bra idé.
- Att täcka något viktigt : Ibland är ett litet möte ett bra sätt att täcka något viktigt med en nyckelperson. Det kan särskilt vara sant om de viktiga nyheterna inte är särskilt positiva. Ansikts-interaktion är ofta ett mycket bättre sätt att bryta dåliga nyheter än något opersonligt som ett mail.
När att hoppa över dem
Möten är ofta otroligt ineffektiva sätt att kommunicera med anställda, lagmedlemmar och till och med kunder. De kan avbryta arbetsdagen på sätt som är mycket skadliga för produktiviteten. De kan ta betydligt längre tid än planerat. Och många gånger leder de inte till någon form av produktiv slutsats.
Om det inte finns en bra anledning att ha ett möte istället för andra former av kommunikation, är det bättre att utforska andra alternativ för att uppnå det resultat som du hoppades kunna komma från ett möte.
Här är några dåliga skäl att ha möten:
- Statusmöten : Dessa hålls ofta bara för att informera folk om vad som händer med någonting, men i de flesta fall är en e-post eller liknande kommunikation mer effektiv och slösar mycket mindre tid.
- Uppdateringsmöten : Som statusmöten används uppdateringsmöten när olika lagmedlemmar behöver uppdatera var de är med med ett projekt. Och igen, e-postmeddelanden eller andra textbaserade meddelanden skulle vara effektivare.
- Att låta alla bli hörda : Dessa typer av möten sparar ofta en otrolig tid, även om det lyckas väl. Istället be alla att skicka in sina idéer eller problem, och hitta sedan sätt att ta itu med dem (vilket kan inkludera ett möte).
Nu är det givetvis tillfällen då möten har mer att göra med sociala förväntningar än att man faktiskt får arbete. Detta är särskilt sant när det gäller klientmöten. Vissa kunder känner behovet av den "ansiktstiden" med personer som de anställer, och det kan hända att du bara måste hantera det eller riskerar att förlora klienten. I de fallen är det bäst att planera på någon uppföljningskommunikation för att klargöra vad som diskuteras i mötet.
Vem ska ingå
Det är viktigt att varje person som ingår i ett möte faktiskt behöver vara där, och att alla som behöver vara där är faktiskt där.
Om du träffar ett visst projekt ska alla som är involverade i det projektet vara där. Om du träffar kunderna, se till att de faktiska beslutsfattarna finns om det är möjligt. Du vill prata direkt till den person som faktiskt fattar besluten, snarare än en annan anställd som du måste lita på för att korrekt berätta vad du har sagt.
De typer av möten
Det finns många olika slags möten. Vissa är mycket användbara, medan andra är mindre.
Interna möten
Interna möten, som annars kallas personalmöten eller lagmöten, hålls inom din organisation. De kan omfatta hela din personal (sällan en bra idé), eller bara specifika nyckelteammedlemmar.
Interna möten kan hållas av olika skäl, men oftast hålls de när informationsdelning och diskussion måste ske inom en grupp.
Det finns några bra skäl att hålla interna möten:
- Brainstorming sessioner
- Målmöten
- Teambyggnad (dessa hålls ofta utanför kontoret, men inte nödvändigtvis)
- Stora bildmöten (vanligtvis endast en gång om året eller så)
Interna möten tenderar att vara den mest benägna att slösa tid, dock. Det finns ofta bättre sätt att kommunicera och effektivt samarbeta än att ha formella möten, var därför försiktig med att använda dem som en distraktion.
Fjärr- och virtuella möten
Virtuella möten blir allt vanligare eftersom fler lag och företag använder fjärrarbetare. Vissa företag verkar utan annat än ett virtuellt kontor, vilket innebär att de nästan exklusivt har avlägsna möten.
Dessa görs vanligen via verktyg som Skype eller andra webbkonferenstjänster. Det finns också ett antal andra fjärrkonferenser och samarbetsverktyg där ute, beroende på vad du behöver göra. Och det är självklart alltid kännetecknet för fjärrmötet: konferenssamtalet.
Försäljningsmöten
Försäljning möten hålls med potentiella kunder, och är ofta mer av att "lära känna dig" typ av situation. Målen här är att lära känna kunden och övertyga dem om att du är rätt lag för jobbet (eller åtminstone inte fel team).
Försäljningsmöten kan hållas på ditt kontor, på klientens kontor eller på en tredje plats som en restaurang eller kafé.
Det finns några nycklar till försäljningsmöten, speciellt om du träffas någonstans offentligt.
- Om du är värd för mötet på ditt eget kontor, ge åtminstone lite lätta förfriskningar som kaffe.
- Om du kommer till klientens kontor, var du medveten om klädkoden för deras affärsställe. Medan du inte nödvändigtvis behöver matcha det helt, vill du inte dyka upp i en tredelad kostym när alla finns i jeans och t-shirts, eller vice versa.
- Ta dina ledtrådar från din potentiella kund om mat och dryck om du möter på en restaurang. Om de inte beställer alkohol, borde du inte heller. Även om du är kunden dricker kraftigt, borde du inte vara. Håll dig professionell!
- Förvänta dig att hämta fliken om du tar en klient till en restaurang, coffeeshop, etc.
- Det är en bra idé att tänka på ett säljmöte som ett första datum: du vill hitta en gemensam grund och samtidigt ge ett bra (och noggrant) första intryck.
Försäljningsmöten ses ofta som en nödvändig ondska. Vissa människor trivs i dessa inställningar och kan stänga en affär med en klient utan problem. Andra människor hatar dem och undviker dem om möjligt. Men tyvärr kommer vissa kunder att insistera på denna typ av möte innan de är villiga att arbeta med dig.
Möten med befintliga kunder
Ibland kan en klient som du redan arbetar med vilja ha ett möte. Detta görs ofta för att få uppdateringar om projektet, eller om projektets omfattning behöver ändras.
Ibland kommer du att möta någonstans neutral, men dessa möten hålls ofta på din eller kundens kontor. Återigen, som ett försäljningsmöte, vill du ge några grundläggande förfriskningar om du träffar på ditt kontor.
Stoppmötet är en mycket vanlig typ av planeringsmöte som du kanske behöver för varje ny kund. Det här är när klienten och de flesta eller hela projektgruppen träffas i början av ett projekt för att lära känna varandra och diskutera varje lagmedlems roll. I vissa fall kommer det inte att hållas hos en kund, och kommer istället att vara ett internt möte.
Årsmöten
Årsmöten är lite annorlunda och är ofta mer som konferenser än vad vi tenderar att tänka på som möten. Ett årligt möte kommer att sammanföra alla i en organisation, och ibland ingår talare, workshops, klasser och liknande.
Dessa är vanligast i stora företag med många kontor, även om de också är ganska vanliga bland företag som har en distribuerad arbetskraft. Det är ett bra sätt för anställda som sällan interagerar personligen för att ansluta, och kan stärka företagets interna kultur.
Överlevande klientmöten
Klientmöten lägger mer press på dig än det genomsnittliga interna mötet. Du måste göra ett professionellt intryck om det är första mötet eller femtonde. Det finns en hel del saker du kan göra för att säkerställa att dina kundmöten är effektiva.
Du behöver en agenda
Varje möte du har med kunderna bör ha en agenda, även om det bara är i ditt huvud. Möten hålls av en anledning, och det finns vissa saker som måste åtgärdas. Fråga din klient om vad syftet med mötet är (om de har begärt det) så att du får en tydlig bild av vad som behöver uppnås.
Ange nyckelmål
Detta knyter direkt till dagordningen, men det är inte nödvändigtvis samma sak. Dina mål för mötet kan vara att klargöra vissa aspekter av ett projekt, eller för att få kunden att skriva ut på en idé du har. I båda fallen vet du vad dina mål går in i mötet och vet vad kundens mål är för att göra det smidigare mötet.
Fråga goda frågor
På de flesta klientmöten vill du samla information från kunden, även om den informationen är återkoppling om dina idéer eller förslag. Genom att ställa bra frågor från dina kunder kan du komma till roten till vad de vill ha och vad de verkligen tycker om. I vissa fall kanske kunderna inte vet vad de vill ha, och bara genom att ställa frågor om dem kommer du att kunna leda dem till en slutsats.
Se till att rätt personer är där
Som redan nämnts måste du se till att de viktigaste beslutsfattarna på något projekt är närvarande vid dina möten. Utan dem kan mötet inte nå en konkret slutsats eller lösning, och du riskerar att få tag i en oändlig cykel av uppföljningar.
När du konfigurerar ett klientmöte är det okej att fråga och till och med begära att vissa viktiga beslutsfattare kommer att vara närvarande (om du vet vem de är). Om du inte vet vem de är, är det acceptabelt att fråga vem du möter om det finns ytterligare personer som är inblandade i beslutsprocessen och se om de kommer att delta.
Var redo
Att vara förberedd är tvåsidig. Först måste du se till att du har all information som du behöver för att kunna presentera korrekt för din klient. Det inkluderar visuella hjälpmedel om det behövs, liksom några faktiska prototyper eller mockups du kanske har.
Om du inte träffas på ditt kontor, se till att du har tillgång till wi-fi om du behöver visa online-tillgångar. Har en back-up plan bara i fallet. Ingenting ser mer oprofessionellt ut än när du dyker upp till ett möte och kan inte visa dem vad du har lovat.
För det andra är det oundvikligt att dina kunder kommer att ha några frågor eller invändningar mot vad du än möter. Det är nyckeln att vara beredd på dessa frågor eller invändningar. Det kan ibland vara en bra idé att öva en presentation framför andra, för att se vilka frågor eller invändningar de kan ha som ett sätt att förbereda.
Anteckna
Du bör alltid ta anteckningar under ett klientmöte. Du kan inte lita på ditt minne för att komma ihåg viktiga detaljer eller diskussionspunkter. Även en bred översikt över vad som diskuterats kan vara till hjälp.
En teknik som kan vara användbar om du tar anteckningar under det faktiska mötet är inte bekvämt, eller om du bara kan skriva några saker, är det att göra några anteckningar omedelbart efter mötet. Om du har tagit några anteckningar under mötet, och sedan tar du fem till tio minuter efteråt för att koka ut dem och notera några andra idéer som kommer till dig, kommer du mindre sannolikt att glömma något viktigt.
Skicka en sammankomst efter sammanträdet
Det är viktigt att alla i mötet är en samma sida i slutet. Det är därför sammankomsten efter mötet kan vara ett otroligt användbart verktyg. Ta några minuter att skriva en sammanfattning av mötet, särskilt med några slutsatser som uppnåtts eller några åtgärder som måste vidtas.
Tilldela uppföljningsuppgifter
Med all sannolikhet lämnar du ett möte med en lista över saker som behöver göras nästa. Om du inte hanterar dem alla själv, se till att varje uppgift är tilldelad till en lagmedlem för att slutföra.
Göra interna möten produktiva
Med tanke på att 37 miljarder dollar i lönekostnader slösas varje år i onödiga och oproduktiva möten för amerikanska företag ensamma, är det viktigt att du begränsar dina möten och håller dem på rätt spår.
Det finns massor av möjliga sätt för interna möten att få off-track och slösa tid. Det är därför så många företag undviker dem helt. Men det finns några nycklar till att hålla dina nödvändiga möten produktiva.
Tänk på timing
När du har dina möten är en mycket viktig del av hur effektiva de är. Medan mötet själv bara kan vara i 30 minuter, om det stör den mest produktiva tiden för dina anställdas dagar är det inte bra att använda tid. Tänk på att ha möten första gången på morgonen (när många anställda kommer att slösa tid att få kaffe och chatta med sina medarbetare, eller göra manliga uppgifter som att fånga upp e-post) eller efter lunch.
Några av de värsta tiderna för möten är strax innan lunchen (alla är hungriga och vill lämna) och i slutet av dagen (människor är mer fokuserade på att avsluta sitt arbete så att de kan gå hem för natten). Mid-morning och mid-afternoon kan vara bra eller dåligt, beroende på dina anställdas arbetscykler.
Definiera ett syfte och en agenda
Varje möte bör ha ett syfte som bör definieras före mötet. Utöver det bör mötesändamålet delas med dem som deltar i mötet så att de vet vad de kan förvänta sig.
Inget orsakar mer stress eller mer bortkastad tid än ett mysteriumsmöte som anställda inte känner till syftet med. Detta gäller speciellt om företaget genomgår någon form av förändringar eller har ekonomiska eller ekonomiska problem (eller om det är ryktet att det har problem).
Anställda är ofta kvar och undrar om nästa möte är det där de kommer att ta reda på massafsläpp, stora förändringar i avdelningsstruktur eller arbetsuppgifter, eller sämre. företaget stänger sig själv. Det tar bort från produktiviteten före mötet, eftersom de lämnar oro över vad mötet kommer att innehålla.
En agenda för mötet ska skickas ut före mötet börjar. Det ska tydligt beskriva vad som diskuteras, samt tid och längd på mötet.
Håll dig på ämnet
Eftersom du har en agenda är det lättare att hålla på ämnet under hela mötet. Om deltagare tar upp ytterligare ämnen, notera dem att diskutera senare, men dra inte upp från dagordningen.
Det kan till och med vara till hjälp att be en specifik deltagare att vara ansvarig för att hålla saker på rätt spår. Det är ett viktigt jobb, och en som behöver hanteras om du har något hopp om att göra dina möten produktiva.
Endast nödvändiga personer borde delta
Varför slösa tid på anställda som inte behöver vara på ett möte? Endast personer som är direkt involverade i vad som helst mötesämnena borde vara närvarande. Ibland innebär det att dela upp i mer än ett möte, så att ämnen är relevanta för varje uppsättning deltagare. Det här är en mycket bättre idé än att kräva anställda som bara behöver vara där för en liten del av ett möte från att slösa en timme av sin arbetsdag.
Förbereda tillräckligt
När du har din dagordning till hands kan du ordentligt förbereda dig för mötet. Se till att du har allt du behöver, och se till att all information som dina deltagare behöver i förväg delas före mötet börjar. Det sista du bör göra när mötet börjar ser genom slumpmässiga anteckningar för att försöka lista ut var du ska börja eller vad du ska täcka.
Det är också därför det är viktigt att dela din agenda med dem som deltar, så att de också har tid att förbereda sig tillräckligt.
Håll dig vid klockan
Varje möte bör ha en starttid och en sluttid. Dessa tider bör följas. Det betyder att vi börjar mötet i tid, även om inte alla är där. Det betyder också att sluta mötet även om inte allt har blivit täckt. Strikt genomdrivande av detta kommer att göra dig effektivare, eftersom du kommer att vara mindre benägen att avta om du vet att du måste komma igenom vissa saker under en viss tidsperiod.
Om någon är sen, ta inte tid från mötet själv för att samla saker för dem. Allt som gör är att straffa dem som har försökt att vara punktliga och slösa en del av mötet.
Du måste också hålla dina möten korta. Ett möte borde nästan aldrig springa mer än en timme, och att begränsa det till trettio eller till och med femton minuter är en mycket bättre idé. Ju kortare mötet är desto lättare är det att hålla sig på rätt spår och ju mindre tid du måste ta av ämnet. Det skapar också en känsla av brådska bland de deltagande, och det blir lättare att flytta ämnen snabbt.
Det enda undantaget från regeln för korta möten är för brainstorming sessioner. Men även dessa bör brytas upp i kortare sessioner för att förhindra utbrändhet. Brainstorming i en timme och sedan ta en paus för lite innan du kommer tillbaka till det kan vara mycket mer produktiv än att försöka arbeta rakt i två eller tre timmar.
Uppmuntra deltagande
Möten bör engagera de som deltar, så att de är mer benägna att faktiskt uppmärksamma och få något ur mötet. Ställ frågor, fråga efter idéer och be om återkoppling i slutet av mötet. Det kan också vara en bra idé att be om en postmortem stil rapport från anställda efter mötet så att du kan förbättra saker nästa gång.
Att ge anställda dagordningen och annan viktig information före mötet innebär att de kommer att vara bättre beredda att ställa frågor eller ge insikt när de ställs.
Ta bra anteckningar
Någon i mötet ska tilldelas uppgiften att ta anteckningar och sedan distribuera dem till gruppen efter att mötet slutar. Även om formella möten kanske inte är nödvändiga, är anteckningar alltid en bra idé.
Uppmuntra varje deltagare att också ta anteckningar, men bli inte förvånad om vissa inte gör det. Vissa människor föredrar att absorbera under mötet och uppmärksamma allt som sägs, och kommer att göra anteckningar efter mötet slutar.
Tilldela uppföljningar
I slutet av de mest effektiva mötena kommer det att finnas några uppgifter som måste fyllas i. Det kan innefatta uppgifter som har uppstått ur mötesagendan, eller områden där mer information behövs för att kunna fatta beslut.
Ta en minut för att tilldela var och en av dessa uppföljningsuppgifter den som är bäst lämpad för att slutföra dem. Genom att tilldela dem specifikt blir de faktiskt färdiga, och någon kommer att vara ansvarig om de inte gör det. Annars riskerar du att nästa möte är mindre effektivt eftersom inte allt från föregående möte har hanterats.
Hantering av fjärranslutna möten
Med fler och fler designteam decentraliserat och arbetar på distans, blir fjärrmötet mer populärt. Medan många av de samma sakerna gäller virtuella möten som gäller för personer som hölls personligen, finns det några speciella överväganden.
Först och främst kan du behöva räkna ut skärmhantering för vissa eller alla mötesdeltagare. Även om skärmhantering inte är nödvändig kan du behöva en virtuell whiteboard eller något liknande att dela idéer.
Du kommer sannolikt vilja använda webbvideo, som Skype, för att göra dina fjärrmöten mer personliga. Detta är särskilt viktigt om du träffar personer du inte har träffat personligen.
I små möten kanske du vill inaktivera ljudfunktionen för att hålla alla mer förlovade. Det här kan också vara en distraktion men särskilt om några av dina avlägsna deltagare arbetar hemifrån och kan ha andra saker som händer i bakgrunden. Så överväga det, men tänk inte på det som en hård och snabb regel.
Liksom möten i verkliga möten borde du fortfarande hålla fast vid en bestämd tid och dagordning, och se till att du börjar och avslutar ditt möte i tid.
Resurser för dina fjärrmöten
Google+ Hangouts är en gratis tjänst från Google som är ett utmärkt sätt att prata ansikte mot ansikte, och du kan ansluta från vilken enhet som helst, och till och med starta ett videosamtal direkt från Gmail.
Skype erbjuder gruppvideochatt som är perfekt för avlägsna möten.
Yugma erbjuder gratis och betald webbkonferens för stora och små företag.
WebEx , från Cisco, erbjuder virtuella möten med bara $ 19 / month (även om det finns en gratis plan som låter upp till 3 personer möts). De erbjuder även verktyg för webbutbildning och -evenemang.
Voxwire är en enkel webbkonferenslösning som fungerar på mobila enheter (inklusive iOS, Blackberry och Android), och kräver inga nedladdningar.
Spreed erbjuder skärmhantering, presentationssupport, whiteboards med PDF-export och mer.
ReadyTalk erbjuder webb-, ljud- och videokonferenser, och erbjuder även "Simulerande" automatiserade webinars.
Mikogo låter dig vara värd för möten, leverera presentationer eller till och med ge fjärråtkomst med både gratis och betalda konton.
Gå till möte erbjuder videokonferenser och skärmhantering för upp till 3 personer gratis, med betalda konton för fler användare.
GatherPlace är ett enkelt sätt att webbkonferens som erbjuder en 14-dagars gratis provperiod.
BeamYourScreen erbjuder enkel skärmdelning för onlinemöten, webbkonferenser och mer.
Vyew erbjuder realtidsvisuellt samarbete utan några nödvändiga installationer.
Twiddla är en webbaserad "mötesplats" som inte kräver någon uppställning och erbjuder en 30-dagars gratis provperiod.
Sync.in är en online ordbehandlare som erbjuder realtids samarbetsfunktioner.
Join.me erbjuder direkt skärmdelning med obegränsat ljud och andra kraftfulla verktyg.
Campfire erbjuder team samarbete med realtid chatt. Det låter dig dela text, filer och kod i realtid med transkript.
Zoho möte låter dig ansluta och skärma dela med andra och innehåller integrerade ljudkonferenser.
Tändrör erbjuder gratis sätt att träffas och dela på distans, och arbetar med en mängd olika plattformar.
Kura erbjuder smidiga samarbetsverktyg för distribuerade team och är optimerad för mobila enheter.
Meetin.gs erbjuder enkla mötesschemaläggningsverktyg och integreras med Skype, Hangouts och Lync.
MeetingBurner erbjuder verktyg för webinar och skärmhantering, och det är gratis för upp till 10 personer utan installation krävs.
Slutsats
Möten är ett knepigt ämne som antingen kan öka ditt företag och förbättra ditt arbete, eller suga bort din produktivitet och skapa mycket fler problem än de löser. Att planera effektiva möten och bara använda möten när de faktiskt är nödvändiga är en bra vana att komma in i, och en som inte är särskilt svår.