grattis! Du vann ett jobb, jobbat hårt för att producera en bra webbplats, och kunden är stolt över resultatet. Nu skulle det inte vara trevligt att få betalt?
Även om fakturering inte verkar vara det mest uppmuntrande ämnet är det utan tvekan ett av de viktigaste områdena för varje verksamhet. Din faktura speglar ditt varumärke, förstärker din professionalism, är en extra försäljningsplats för att vinna mer arbete, och viktigast får du betalt. Gör fel, och du kommer inte att vara i affärer för länge.
Många frilansare och småföretagare kämpar med att skapa fakturor, särskilt de som gör allt för sin verksamhet i sig.
I följande inlägg försöker jag förtydliga denna process samt vissa villkor och praxis som är relaterade till det, samtidigt som jag undviker någon redovisningssjargong. Dessutom ger jag dig 10 vackra fakturamallar som du kan anpassa och använda omedelbart och jag visar dig några bra verktyg som kommer att förenkla ditt liv och hjälpa dig att fakturera som ett proffs.
En faktura eller faktura är ett kommersiellt dokument som utfärdats av säljaren, mottaget av köparen och som innehåller detaljer som pris och kvantiteter av varor, betalningsmetoder och maximal period inom vilken köparen ska betala.
Säljaren är leverantören eller tjänsteleverantören, medan köparen är kund eller kund.
Detta dokument är viktigt för båda parter eftersom säljaren behöver behålla en kopia som en rekord över sin försäljning, och kunden behöver behålla en kopia som ett register över deras köp.
Att skicka en faktura indikerar att "någon är skyldig dig pengar" och att en faktura som tar emot betalar att "du är skyldig dem pengar".
Utseendet och språket på dina fakturor ska överensstämma med resten av ditt varumärke och meddelandet du vill leverera. Det borde matcha ditt visitkortdesign, brevhuvud, tagline, även dina sidfärger.
Trots att fakturastrukturen är beroende av industrin finns det några allmänna element och regler som bör följas.
För att komma ihåg det här lättare kan du dela fakturan i 6 olika sektioner:
Innehåller uppgifter om ditt företag (eller ditt fullständiga namn om du är frilans), företagslogotyp, kontaktuppgifter, betalningsinformation etc.
Om ditt företag har en särskild juridisk status, till exempel om det är ett företag i USA eller i Storbritannien är det begränsat bör du inkludera den information som är specifik för din jurisdiktion. Det betyder vanligtvis en officiell adress och registreringsnummer, men reglerna varierar så kolla med ditt lokala skattekontor.
I Europa, om du är momsregistrerad måste du också inkludera ditt momsnummer.
Här kan du ange fakturamöjligheter som utfärdandedatum - datum för faktura, netto villkor, förfallodatum, valuta och postnummer.
I näringslivet används termen netto 30 för att indikera betalning inom 30 dagar, eller det är ganska vanligt att se 10/15, netto 30 vilket är ett annat sätt att säga 10% rabatt om den betalas inom 15 dagar och nettoförlåtande inom 30 dagar.
Men människor som är mindre medvetna om företagsterminologi kanske inte vet vad det betyder, så beroende på vem din köpare är, kan det vara bättre att använda vanlig engelska istället: "Observera att betalningen är förfallen senast den 07/09/2013 ”.
Tänk också på att datumformat skiljer sig internationellt. Betalning som betalas 07/09/2013 kan innebära betalning i juli eller september beroende på kundens plats. För att undvika otydligheter betrakta ett mer formellt uttryck som 9 juli 2013.
En annan term som också kan orsaka förvirring är "vid kvitto". Freshbooks producerade en intressant studie som säger att många människor verkar tolka detta som "när du känner för det".
Det är som om de får en faktura med orden "betala vid mottagandet" och omedelbart dumpa den i "när" hög. Istället verkar användandet av specifika termer som "21 dagar "fokusera klientens sinne kring en viss tidsram och kommer faktiskt få dig betalt snabbare än att begära omedelbar betalning. - Zach Mathew
Den här delen innehåller namn och adress till den kund du fakturerar. Om du adresserar ett företag med flera kontor måste du ange rätt person eller avdelning. Det här kanske inte är den person du har kommunicerat under projektet, så för att få betalt snabbare, se till att fråga vem som kommer att göra med att betala dig.
Vanligtvis anger ordet Faktura titel, men beroende på typ kan det också vara Bill, Tax Faktura, Pro-Forma, Quick Faktura etc. Om du är osäker, håll fast vid Faktura.
Fakturans nummer är ett unikt referens-ID och används vid korrespondens. Regeln är att aldrig använda samma nummer för flera dokument.
I vissa jurisdiktioner är det obligatoriskt att dina fakturanummer stiger kronologiskt. Men de behöver inte vara i följd. Om du inte vill att din klient vet hur mycket arbete som passerar ditt skrivbord, överväga att öka fakturanumret med ett slumpmässigt nummer varje gång du skriver en ny faktura: Din första faktura skulle vara 00007, nästa skulle vara '00012', då '00014' och så vidare.
Du kan också arbeta koder i ditt fakturanummer för att jogga ditt minne kommer skatt tid. Till exempel 2013-06-WDD-002 kan översättas som "Andra faktura för Webdesigner Depot i juni 2013". Det beror på dig Var kreativ och hitta ett nummereringsschema som passar dig bäst.
Den specificerade listan ska tydligt beskriva vad du tar betalt för - namn / beskrivning av produkten eller tjänsten, kvantitet, enhetspris, rabatt (vanligtvis i procent), skatt och totalt belopp.
Beskrivningen ska överensstämma med de villkor du har överenskommit med din klient, så var så specifik som möjligt. Kontrollera alltid typsnitt, grammatik eller beräkningsfel, eftersom de skapar ett dåligt intryck och kan skada ditt rykte. Faktum är att triple-checka din faktura innan du skickar ut den.
En annan sak du bör tänka på är kvantitets- och enhetens prisposter och kontrollera vad reglerna är. Till exempel, för brittiska företag, om ditt företag är momsregistrerat HMRC regler om momsfakturor säger att du måste inkludera priset per enhet på din faktura.
Om du debiterar per timme kan du ange hur många timmar du har spenderat samt din timpris.
Subtotaler och summor med uppdelning av skatter bör beräknas under tabellen.
Se till att allt är klart som dag, för om kunden inte kan identifiera den summa som de blir ombedda att betala, är det mycket troligt att din faktura hamnar i "hantera senare" stapel.
Det här är en ruta för ditt anpassade meddelande eller anteckning som beskriver dina fakturavillkor mer noggrant. Om du till exempel accepterar mer än en betalningsmetod kan du här ange vilken du föredrar. Är det en check, banköverföring eller PayPal?
Dessutom är det en perfekt plats att visa uppskattning. Kom ihåg att vara artiga saker och kan verkligen få dig betalt snabbare. Vissa studier hävdar att ett enkelt "tack" kan öka andelen fakturor som betalas snabbt med mer än 5%. Analogt kunde det översättas till massor av pengar per år.
Även om en sen avgift inte är mitt föredragna sätt att be om on-time betalning, kom ihåg att här kan du ange detta också. Till exempel: "Ränta upplupna till 5% per månad därefter".
Din faktura är ett dold marknadsföringsverktyg. Tänk dig hur stor det skulle vara om du kunde få ditt dokument att sticka ut bland 100-talet av andra. Personligen blir jag mer intresserad av att arbeta med kunder som skickar mig kreativa fakturor. En väldesignad faktura kan göra att du betalar ett nöje.
För att komma igång har vi satt upp 10 mallar för att ladda ner gratis, kom ihåg att infoga ditt eget varumärke och personifiera ordalydelsen för en effektiv faktura.
Hur fakturerar du kunder? Vilka tips skulle du dela för att få betalt i tid? Låt oss veta i kommentarerna.